مدير الشؤون الخاصة بوصفه القيّم على الإيقاع
في تقديرنا، إنَّ مديري الشؤون الخاصة الأكثر براعة ليسوا الأكثر ظهوراً للعيان؛ بل هم القيّمون على الإيقاع الهادئ للديوان.
من بين جميع التعيينات التي قد يجريها السيّد المخدوم في حياته، يظل اختيار مدير الشؤون الخاصة من بين أعظمها أثراً وأقلها تقديراً ممن هم خارج أهل الاختصاص. غالباً ما يُوصَف هذا المنصب من خلال مسؤولياته؛ كالروزنامة، والمساكن، والموظفين، والمراسلات، ولكن هذا السرد يحجب حقيقة الدور المنوط به. فمدير الشؤون الخاصة هو القيّم على إيقاع الديوان.
لكل دارٍ عريقة إيقاعها الخاص، سواء وَصَفَها سيدها المخدوم بهذه الكلمات أم لا. فهناك ساعة محددة لتقديم القهوة، وتتابع معين لإحضار مراسلات الصباح، وطريقة لترتيب غرفة الطعام يوم الجمعة تختلف اختلافاً طفيفاً عن يوم الأربعاء. وليست هذه الإيقاعات اعتباطية، بل تم التوصل إليها، على مدى عقود في كثير من الأحيان، عبر الملاحظة الدقيقة لكل ما من شأنه أن يجعل حياة السيّد المخدوم تسير بسلاسة وانسيابية. إنها الذاكرة المؤسسية للديوان، التي تتجلى في أدق العادات.
من الجدير بالذكر أن نحدد بدقة ما لا يمثله هذا المنصب. فمدير الشؤون الخاصة ليس مساعداً شخصياً تمت ترقيته اسمياً؛ فالعمل يختلف اختلافاً هيكلياً. كما أن الدور ليس بديلاً عن مدير الأملاك، أو السكرتير الخاص، أو مدير شؤون الديوان، وإن كانت مسؤوليات كل منهم قد تقع ضمن نطاق صلاحياته في الدواوين الصغيرة. إن مدير الشؤون الخاصة ينسق العمل برمته؛ فهو لا يؤدي بالضرورة كل مهمة، ولكنه مسؤول عن أداء كل مهمة وفقاً للمعايير التي يتوقعها السيّد المخدوم.
إن سلطتهم لا تُستَمَد من مسماهم الوظيفي، بل من ثقة السيّد المخدوم بأن شؤون الديوان ستستمر في الانتظام سواء كان حاضراً أم غائباً.
إن مديري الشؤون الخاصة الذين نكن لهم أسمى درجات التقدير يشتركون في عدد قليل من الأصول المهنية. فهم يدوّنون كل شيء؛ ويحتفظون، في مكان خاص ومنظم، بسجل لكل تفصيل، وكل مورد، وكل ترتيب متكرر، وظروف كل فرد من الموظفين. وهم لا يعتمدون على الذاكرة، رغم تمتعهم بذاكرة قوية في أغلب الأحيان. كما أنهم يدركون أن إيقاع الديوان يجب أن يستمر لما بعد فترة خدمتهم.
يتواصلون بإيجاز مع السيّد المخدوم، وبغزارة مع الموظفين. فلا يسمع منهم السيّد المخدوم إلا عندما يتطلب الأمر قراراً، أو حين يستدعي أمر ما انتباهه، أو عندما يكون هناك ما يسرّ الخاطر، وليس في غير ذلك من الأحوال. وعلى النقيض من ذلك، يتلقى الموظفون تعليمات واضحة، وتقديراً فورياً لجهودهم، ومعايير ثابتة. فالديوان الذي يتواصل فيه مدير الشؤون الخاصة جيداً في كلا الاتجاهين هو ديوان تسير أموره بسلاسة.
إنهم لا يستخفون بأدق التفاصيل؛ فدرجة حرارة المياه المعدنية المفضلة للسيّد المخدوم، والزاوية التي توضع بها صحف الصباح، وعام التعتيق الدقيق للشراب الذي سيُقدَّم عند استضافة ضيف معين، كل هذه الأمور ليست دون مستوى اهتمامهم. فكل تفصيل هو جزء من النسيج الذي اعتاد عليه السيّد المخدوم. ومدير الشؤون الخاصة الذي يرى مثل هذه الأمور تافهة، يكون قد أساء فهم طبيعة منصبه.
يُطرح علينا أحياناً سؤال حول ما يميز مدير الشؤون الخاصة العظيم عن نظيره الكفؤ فحسب. وتكمن الإجابة الصادقة في صفة لم يعد من الشائع الحديث عنها، ألا وهي: الولاء. ليس ذلك الولاء الاستعراضي الذي يعلن عن نفسه، بل الولاء الهادئ اليومي لشخص اختار أن يضع ظهوره الشخصي في مرتبة ثانوية خدمةً لانتظام سير حياة شخص آخر. وهذه الصفة أندر مما يُعتقد عموماً، ولا يمكن أن يصنعها الراتب وحده. إنها سمة شخصية، تُكتَشَف في المرشحين من خلال المراقبة الدقيقة على مر الزمن، كما يصقلها السادة المخدومون الذين يعاملون كبار موظفيهم باعتبارهم شركاء في حياتهم، وهو ما هم عليه في حقيقة الأمر.
كُتب وأُعدّ بقلم مؤسسنا والرئيس التنفيذي، السيد روبرت وينيكس
- الخدمةالفرق الخطير بين الخدمة والخنوع
- الخدمةالموظفون الخاصون وإمكانية عيش حياة طبيعية
- الخدمةالعمل الخفيّ وراء التميّز
التعاقبالهندسة الهادئة للتعاقب
الخلافة في البيوتات العريقة نادراً ما تكون مجرد وثيقة؛ بل هي ثقافة متكاملة. نستكشف هنا الأسباب التي تجعل التحولات الأكثر استدامة هي تلك التي يُخطَّط لها قبل الحاجة إليها بسنوات.
قراءة المقال