انضباطية مفكرة الشخصية المحورية
المفكرة الخاصة هي أهم وثيقة لدى الشخصية المحورية. ونناقش هنا الضوابط الهادئة التي تميز بين المفكرة المنظمة جيداً والمفكرة المزدحمة.
من بين جميع الوثائق التي يحتفظ بها المكتب الخاص بالنيابة عن الشخصية المحورية، لا شيء يفوق المفكرة من حيث الأهمية؛ فهي، بالمعنى الحرفي، الجدول الزمني الذي تسير عليه حياة الشخصية المحورية، إذ تحدد أين سيكون، ومع من، ولأي غرض. إن المفكرة المنظمة جيداً تمنح الشخصية المحورية وقتاً للتفكير، والسفر دون عناء، وإيلاء كل التزام الاهتمام الذي يستحقه. أما المفكرة سيئة التنظيم، مهما كانت مكانة المسؤول عنها، فإنها تُنتج شخصية محورية مرهقةً، ومشتتةَ الذهن، ومتعكرةَ المزاج على الدوام؛ وهي حالة لا تُفضي إلى حُسن التقدير.
هناك ميل، لا سيما في المكاتب حديثة العهد بهذا العمل، إلى الخلط بين المفكرة الممتلئة والمفكرة المُنتجة؛ وهما ليسا بالأمر ذاته. لقد شهدنا مكاتب تُجدوِل يوم الشخصية المحورية بفواصل زمنية مدتها خمس عشرة دقيقة من الإفطار إلى العشاء، مما يؤدي إلى عدم حصول أي التزام على الاهتمام الذي يتطلبه، وعدم التمعن في أي قرار، وعدم امتداد أي محادثة إلى ما بعد وقتها المحدد. فتصل الشخصية المحورية إلى كل اجتماع غير مستعدة له بما يكفي، وتغادره دون أن تنال منه الخدمة المرجوة. هذه ليست إدارة لوقت الشخصية المحورية، بل هي مظهر من مظاهر الإدارة.
على النقيض من ذلك، تحتوي المفكرة المنظمة بعناية على قدر كبير من الوقت غير المجدول؛ إذ تُخصَّص فترات طويلة من الأسبوع للتفكير، والمراسلات، والقراءة، والمحادثات الخاصة التي تُثمِر أفضل القرارات. كما يُخطَّط للسفر بما يتوافق مع إيقاع الشخصية المحورية الفعلي بدلاً من مسارات الطيران الأكثر كفاءة. وتكون الالتزامات متباعدة بما يكفي حتى لا تصل الشخصية المحورية إلى الالتزام الثاني وهي لا تزال تفكر في الأول.
إن المكاتب التي تدير المفكرات على أفضل وجه تشترك، في خبرتنا، في عدد قليل من الضوابط؛ فهي تحتفظ بمفكرة مرجعية واحدة، يكون شخص واحد مسؤولاً عنها. كما أنها تحمي فترات الصباح للشخصية المحورية؛ فبالنسبة لمعظم الشخصيات، هذا هو الوقت الذي يكون فيه التفكير الجاد في متناول اليد. وهي تخصص أوقاتاً مناسبة للانتقال، وزمن الرحلة، ووقت التحضير، وربع الساعة الهادئ الذي يسبق محادثة صعبة. ويجب التعامل مع هذه الفواصل الزمنية على أنها مقدسة لا يمكن المساس بها.
لديهم الاستعداد للرفض؛ فإن فن الرفض، بلباقة وبالنيابة عن الشخصية المحورية، هو من أكثر المهارات التي لا تحظى بالتقدير الكافي في أي مكتب. إن رفض الطلب على الفور وبأسلوب راقٍ يضر بالعلاقة أقل بكثير من قبوله مبدئياً ثم إعادة التفاوض بشأنه. ويطور المسؤول القدير عن المفكرة اللغة والمكانة اللازمتين للرفض نيابة عن الشخصية المحورية، دون أن يحتاج كل رفض إلى اهتمام شخصي منه.
الوقت، بمجرد الالتزام به، هو المورد الوحيد الذي لا يمكن تجديده. والمفكرة هي الوثيقة التي يتم من خلالها الحفاظ عليه أو تبديده.
نختتم بملاحظة حول السرية. وعلى الرغم من أنها قد تبدو بديهية، إلا أنها جديرة بالذكر. تُعد المفكرة من أكثر الوثائق حساسية التي يحتفظ بها المكتب؛ فهي تكشف عن الأماكن التي ستوجد فيها الشخصية المحورية والأشخاص الذين ستكون معهم. ومن هذه الحقائق، يمكن استنتاج الكثير مما قد تفضل الشخصية المحورية أن يبقى طي الكتمان. يجب أن يكون الوصول إلى المفكرة مقيداً بشدة، كما يجب اختيار التقنية المستخدمة لحفظها بعناية. أما ممارسة إعادة توجيه إدخالات المفكرة إلى أطراف ثالثة، حتى في الظروف التي تبدو غير ضارة، فيجب أن تتم بتروٍ وتفكير عميق.
كُتب وأُعدّ بقلم مؤسسنا والرئيس التنفيذي، السيد روبرت وينيكس
- المكتبالفضائل الهادئة لأمين شؤون العائلة
- المكتبالمكتب مقعدُ الحكم
- الخدمةالفرق الخطير بين الخدمة والخنوع
العمل الخيريالعطاء بيدٍ خفية
إن أنجع العطاء الخيري، في تقديرنا، هو الأقل ظهوراً للعيان. في هذا المقال، نتناول ضوابط الكرم الذي يتّسم بالتكتّم.
قراءة المقال